Di artikel sebelumnya, kita udah bahas tentang gimana caranya menentukan jumlah budget campaign kita, dan tips & trick nya untuk selalu bisa sejalan dengan ekspektasi perusahaan (karena budget ini masalah yang lumayan sensitive dan bisa kemana-mana impactnya).

Nah, pertanyaannya, ketika misal budget udah di approve nih, apalagi yang harus kita lakukan? Bisa langsung siapin eksekusi campaign nya kah?

Sayangnya, jawabannya engga. Karena masih ada satu step lagi yang seorang anakbrand lakuin, yaitu budget planning, yang hasilnya akan jadi dasar untuk ngelakuin budget monitoring di masa depan.

Gimana caranya ngelakuin budget planning?

Pertama, pastiin kita udah pegang template yang benar, yang dipakai tim finance untuk semua divisi didalam perusahaan, ini akan memudahkan kita di fase budget monitoring nanti.

Kemudian, plotting deh tuh budget details kita kedalam template ini. Kalo di perusahaan, biasanya ada yang namanya IO, semacam nomor ID untuk dompet-dompet kita, pembagiannya bisa per jenis aktivitas, per project, dll. Pastikan plotting item campaign kita ada di dompet yang benar.

Berikutnya, ini yang paling tricky, PHASING! Karena nantinya akan ada budget monitoring per bulan, kita harus phasing budget kita sesuai dengan timeline pemakaiannya. Misal, kalo pembayaran per bulan ya total budget harus dibagi per bulan juga. Kalo pembayaran diawal ya harus ditaro dibulan awal, dsb. Yang biasanya terjadi adalah misal waktu eksekusi maju atau mundur yang berdampak ke waktu pembayaran yang pada akhirnya ga sesuai dengan phasing yang udah kita buat, inilah masa kita akan dikejar-kejar tim finance karena berimpact ke cashflow perusahaan yang ga sesuai planning.

Nah, dalam hal phasing ini harus dipastiin juga kita sudah dalam satu Bahasa sama si tim finance. Misal, phasing nya mau berdasarkan waktu pembayaran, waktu raise Purchase Order (PO), atau waktu eksekusi aktivitas? Pastiin diawal karena persetujuan ini akan berdampak ke keseluruhan bentuk phasing.

Kenapa ini penting? Karena phasing akan berpengaruh ke planning cashflow perusahaan secara keseluruhan. Pastinya aktifitas finance perusahaan bukan ngurusin budget brand doang kan?

Beres phasing, tim finance akan mulai mengucurkan dana ke IO atau dompet-dompet yang udah kita plotting, disinilah kita bisa mulai mempersiapkan campaign kita, bisa mulai hire agency dan raise PO buat mereka.

Budget Monitoring

Beberapa bulan kemudian, campaign sedang berjalan, dan kita ada di fase Budget Monitoring. Tim finance akan minta kita review kesesuaian antara budget planning yang sudah kita buat versus aktualisasinya. Banyak masalah yang bisa muncul, misalnya waktu transaksi yang ga sesuai phasing, budget kelebihan atau kurang (iya, spend terlalu kecil juga bisa jadi masalah kalo ga sesuai komitmen awal), dan sebagainya.

Kalau menemukan perbedaan apa aja yang perlu kita cek? Banyak!

Misal, cek harga actual dari setiap aktivitas sesuai ga sama plan, jumlah pembelian kita sesuai ga sama plan, sampai ke cek semua supporting function (tim lain) udah pada masukin transaksinya ke system belum? Bener ga posting di sistemnya? Karena bisa banget tuh terjadi yang namanya salah masukin nomer IO, dan sebagainya.

Pada intinya, tips untuk berhasil dalam hal ini adalah ‘HARUS KRITIS’! Cek semuanya, perhatikan dengan mendetail, jangan sampe ada yang kelewat karena percayalah, itu akan membawa masalah yang lebih besar di kemudian hari.

So, semoga bermanfaat, dan good luck untuk per-budget-an nya!